Mitarbeiterbefragungen – Definition, Ziele, Maßnahmen

Der Nutzen einer Mitarbeiterbefragung

Allgemein gilt, dass Arbeitgeber, die Veränderungen im Unternehmen und der Firmenkultur durchführen wollen, zunächst einmal diejenigen befragen sollten, die vom Change Management am meisten betroffen sind – die Mitarbeiter. Andernfalls besteht das Risiko, dass sich Ihre Mitarbeiter außen vor fühlen und die Änderung mehr Widerstand als Zufriedenheit bringt.

Die Mitarbeiterbefragung kann also folglich als diagnostisches Instrument angesehen werden, wenn es darum geht, die Meinung und das Stimmungsbild der Mitarbeiter zu ermitteln. Eine Mitarbeiterbefragung kann in folgenden Situationen zum Einsatz kommen:

• Fragen zur Unternehmenskultur
• Fragen zum Betriebsklima
• Optimierung der Führungskultur in Unternehmen
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Verbesserung der Arbeitgeber-Marke
• Change Management
• Datensammlung zu verschiedenen Arbeitsabteilungen

Allgemeine Rahmenbedingungen für die Mitarbeiterbefragung

Es gibt einige grundlegende Aspekte, die es bei einer allgemeinen Mitarbeiterbefragung zu beachten gibt. Hierzu zählen unter anderem:

Anonymität

Es ist wichtig, dass die Anonymität aller Befragten zu jedem Zeitpunkt der Befragung gewährleistet ist.

Verständlichkeit

Der Fragebogen sollte für alle Mitarbeiter zugänglich sein und eine einfache Struktur aufweisen.

Datenschutz

Beachten Sie, dass sämtliche Bestimmungen hinsichtlich des Datenschutzes bei einer Mitarbeiterbefragung einzuhalten sind.

Arten von Mitarbeiterbefragungen

Grundsätzlich werden im Unternehmensbereich 5 Haupttypen von Mitarbeiterbefragungen unterschieden, die Arbeitgeber dabei verhelfen können, die Mitarbeiterbindung zu stärken, die Fluktuationsrate zu senken und die Firmenkultur zu optimieren:

Umfrage zum Mitarbeiterengagement

In der Regel wird diese Art der Befragung durchgeführt, wenn Arbeitgeber beabsichtigen, die Faktoren zu prüfen, die zur Leistungssteigerung oder Minderung ihrer Mitarbeiter beitragen.

Spezielle Fragen können unter anderem dazu beitragen, Einsicht in die Motivation und Arbeitsweise der Mitarbeiter zu erhalten und zu erfahren, wie eng sich die einzelnen Mitarbeiter mit der Arbeitskultur des Unternehmens verbunden fühlen.

Bei einer Befragung des Mitarbeiterengagements lassen sich demnach folgende Parameter messen:

• Qualifikation der Mitarbeiter
• Beziehung zu direkten und indirekten Vorgesetzten und Supervisoren
• Mitarbeiter Verständnis für die zugewiesenen Aufgaben
• allgemeines abteilungsübergreifendes Beziehungsmanagement im Unternehmen

Um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten, empfehlen wir, circa 30-40 Fragen in den Fragebögen zu verwenden, die im Anschluss der Befragung analysiert werden können.

Mitarbeiterbefragung zur Arbeitszufriedenheit

Diese Befragung ist im Allgemeinen auch als „Mitarbeiter-Moralumfrage“ bekannt und wird vorrangig dafür verwendet, um Meinungen und Ideen zu sammeln, wie das positive Umfeld des Unternehmens für die Mitarbeiter weiter ausgebaut werden kann.

Die Befragung untersucht dabei in der Regel verschiedene Mitarbeiter Perspektiven, wie unter anderem:

• Allgemeine Arbeitszufriedenheit
• Bewertung der allgemeinen Unternehmensrichtlinien
• Bewertung der Managementebene und der Personalabteilung
• Gründe für den Verbleib am Arbeitsplatz
• Zufriedenheit in Bezug auf das Gehalt und weiteren Benefits
• Zufriedenheit in Bezug auf weitere Karrieremöglichkeiten

Generell gilt, dass diese Art der Mitarbeiterbefragung verschiedene Fragen und Aspekte abdeckt, die für das Wachstum eines Unternehmens von zentraler Bedeutung sind. Dementsprechend sind Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit in der Regel auch langwierig und beinhalten 60-120 verschiedene Fragen.

Das Feedback wird im Anschluss von der Geschäftsleitung ausgewertet und zusammengefasst. Oftmals wird die Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage genutzt, um eine umfassende Vorstellung darüber zu erhalten, welche Faktoren für eine Mitarbeiterbindung an das Unternehmen entscheidend sind und wie diese verstärkt werden können.

Mitarbeiterbefragung zur Organisationskultur

Befragungen zum Bereich der Organisationskultur, auch bekannt als „Culture Alignment Survey“ werden oftmals bei strukturellen Veränderungen eines Unternehmens, wie beispielsweise Übernahmen oder Fusionen verwendet.

Bei Befragungen der Organisationskultur gilt zu untersuchen, ob Mitarbeiter ein Verständnis für die grundlegende Unternehmenskultur aufweisen. Im Allgemeinen wird mit der Befragung gemessen, ob und inwiefern die Mitarbeiter an der Kultur des Unternehmens und dem Wachstum des Betriebs beteiligt sind.

Folgende Parameter können in Umfragen zur Organisationskultur gemessen werden:

• Bindung zu direkten und indirekten Vorgesetzten
• individueller Beitrag zur Teameinheit
• individuelles Verständnis der Mitarbeiter bezüglich der Mission des Unternehmens
• Transparenz über Änderungen im Geschäftswesen und Arbeitsergebnisse
• im Fall einer Fusion: Unterschiede in der Arbeitskultur zwischen den beiden beteiligten Unternehmen

Mitarbeiterbefragung zur Geschäftsentwicklung

Mitarbeiter stellen einen integralen Bestandteil eines jeden Unternehmens dar und tragen maßgeblich zum Erfolg und Wachstum des Betriebs bei. Dementsprechend haben die meisten Mitarbeiter, die direkt mit den Kunden interagieren oder an Entwicklungsprozessen beteiligt sind, auch oftmals eine Vielzahl von Ideen und Vorschlägen, wie ein Unternehmen weiter wachsen und seine Prozesse optimieren kann.

Sie als Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht in der Lage, jeden Vorschlag auch entsprechend auszuführen. Nichtsdestotrotz ist es für die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter wichtig, dass sie nach ihrer Meinung gefragt werden.

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, die für eine Mitarbeiterbefragung zur Geschäftsentwicklung sprechen. Die zwei wichtigsten lauten wie folgt:

• Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, da sie in betriebliche Entscheidungsprozesse eingebunden werden
• Mitarbeiter haben einen anderen Blick als Geschäftsleitung und können so Aspekte benennen, die andernfalls übersehen werden könnten

Wie führt man eine Mitarbeiter-Befragung durch?

In der Regel werden Mitarbeiterbefragungen von der Human-Resources-Abteilung des Unternehmens durchgeführt. Der konkrete Ablauf einer Mitarbeiterbefragung ist dabei individuell und unterscheidet sich entsprechend der verfolgten Ziele und Themenbereiche.

Grundsätzlich lässt sich jedoch jede Mitarbeiter-Phase in verschiedene Phasen gliedern:

Definition der Ziele

Bevor Sie mit der Mitarbeiterbefragung starten, gilt es herauszufinden, welche Ziele Sie mit der Mitarbeiterbefragung verfolgen. Dies ist zum einen entscheidend für die Gestaltung des Fragebogens, zum anderen ist eine konkrete Zieldefinition auch förderlich für die Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens.

Es gilt: Eine Mitarbeiterbefragung kann nur erfolgreich verlaufen, wenn alle Beteiligten über die Absichten des Unternehmens informiert sind.

Erstellung eines Fragebogens

Im Allgemeinen gilt, dass die einzelnen Fragen im Fragebogen sich sowohl von der Formulierung als auch vom Inhalt an den Zielen und Absichten des Unternehmens richten sollten.

Tipp: Wenn Sie bereits eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt haben, kann es Sinn machen, bereits vorangegangene Fragen auch in der neuen Befragung anzuführen. Auf diese Weise kann ein direkter Vergleich zwischen früheren und aktuellen Ergebnissen durchgeführt werden.

Erhebung der Daten

Sobald der Fragebogen fertiggestellt wurde, kann die eigentliche Mitarbeiterbefragung starten. Hierfür werden allen Mitarbeitern der ausgewählten Abteilungen die entsprechenden Fragebögen in digitaler oder analoger Form vorliegen. Wichtig ist, dass Sie auch Erklärungen zur korrekten Bearbeitung sowie Datenschutzbestimmungen angeben.

Analyse und Auswertung der Fragebögen

Wenn der Befragungszeitraum abgeschlossen ist, ist es ratsam, die Fragebögen möglichst zeitnah auszuwerten. Für die konkrete Analyse der Fragebögen eignen sich verschiedene Methoden.

Was gilt es bei einer Mitarbeiterbefragung zu vermeiden?

Erfahrungsgemäß neigen Mitarbeiter dazu, bei (anonymen) Befragungen ihren Ärger Luft machen zu lassen und alles, was sie am Betrieb nervt, anprangern zu lassen.

Zum einen ist es wichtig, dass Ihr Team Ihre Kritik bei einer Befragung frei äußern kann, andererseits kann eine Mitarbeiterbefragung, die sich nur auf die negativen Aspekte eines Unternehmens bezieht, auch schnell ein verzerrtes Bild erwecken. Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie eine Defizitorientierung bei Ihrer Befragung vermeiden!

1. Zu kleinteilig messen:

Mitarbeitende machen in Befragungen gerne ihrem Unmut Luft. Alles was nervt, will angeprangert werden.

Gefahr: Defizite werden subjektiv verschlimmert und der Blick auf das Wesentliche geht verloren. Bestehende Probleme werden durch die Befragung negativ verstärkt. Resultat: Schuldzuweisungen, Silo-Denken, Rechtfertigungen.

2. Falsche Fragen stellen

Gründe für die Unzufriedenheit mit Arbeitsbedingungen, Führungskräften oder der Feedback-Kultur gibt es überall. Falsche Fragen führen dazu, dass Defizite fokussiert werden und zusätzlicher Frust entsteht. Viele Mitarbeitende denken sich: Je schlechter ich alles bewerte – umso mehr Anstrengungen unternimmt der Arbeitgeber zur Verbesserung.

Gefahr: Falsche Prioritäten und Maßnahmen durch ein übertrieben negatives Bild.

3. Fehlendes Erwartungsmanagement:

Viele Mitarbeitende haben Erfahrungen mit früheren Befragungen gesammelt und den Glauben an Veränderung verloren.

Von einem gutem Arbeitgeber wird erwartet, umgehend die aufgedeckten Probleme zu beseitigen. Werden zeitnah keine Erfolge erzielt, entsteht eine Abwärtsspirale durch enttäuschte Erwartungen und nachlassende Arbeitsmotivation.

Gefahr: Abnahme der Eigenverantwortung und Veränderungsmüdigkeit. Statt Verantwortung für die gemeinsamen Vision zu übernehmen, wird erwartet, dass Dritte die Missstände beseitigen.

Berücksichtigen Sie den Faktor Zeit

Die Zeit spielt bei Mitarbeiterbefragungen eine wichtige Rolle. Zum einen ist es wichtig, dass Sie den passenden Zeitpunkt für eine Befragung bestimmen und zum anderen müssen Sie auch eine angemessene Dauer für die Teilnahmemöglichkeit festlegen.

Sollten Mitarbeiterbefragungen kurzfristig oder langfristig geplant werden?

Generell gilt: Einen allgemeingültigen, idealen Zeitpunkt für Mitarbeiterbefragungen gibt es nicht und stehen stets in Abhängigkeit von Ihren Zielen. So können Befragungen als Konsequenz für akute Missstände durchgeführt werden, aber auch aufgrund langwieriger Problematiken erforderlich sein.

Definieren Sie die Dauer des Befragungszeitsraumes!

Der vorgesehene Befragungszeitraum stellt für den Erfolg Ihrer Befragung einen bedeutenden Faktor dar. Zum einen gilt, dass der Befragungszeitraum nicht zu groß sein sollte, andernfalls könnte Ihr Team die Befragung aufschieben und ganz vergessen. Andererseits sollten auch diejenigen Mitarbeiter die Chance erhalten, daran teilzunehmen, die aufgrund von Urlaub oder Krankheitsfall abwesend sind. Für gewöhnlich werden daher Bearbeitungszeiträume von circa 3-6 Wochen angesetzt.

Tipp: Senden Sie nach der Hälfte des Zeitraums eine Erinnerungsmail an Ihr Team!

Bedenken Sie im Vorfeld bereits wichtige Ereignisse

Grundsätzlich empfehlen wir, eine Befragung wenn möglich nicht in den Sommermonaten anzusetzen- besonders in diesem Zeitraum nehmen sich viele Angestellte Ihren Jahresurlaub, weshalb die Anzahl der möglichen Befragungsteilnehmer daher deutlich geringer ist als im restlichen Jahr. 

Auch sollten Sie jährliche Anlässe, welche die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter vollständig in Anspruch nehmen, im Vorfeld berücksichtigen. Hierzu zählen mitunter die Messezeit, Inventuren oder auch das Weihnachtsgeschäft.

6 Gründe für eine Mitarbeiterbefragung

Grund 1: Identifikation und Bindung steigern

Mit einer Mitarbeiterbefragung können Sie ermitteln, welche Aspekte Ihres Unternehmens zu einer Mitarbeiterbindung führen. Welche Benefits und Dienstleistungen führen dazu, dass Mitarbeiter bei Ihnen wollen? Wie können diese Bereiche noch weiter ausgebaut werden?

Grund 2:  Engagement der Mitarbeiter erhöhen

Regelmäßige Befragungen suggerieren Ihren Mitarbeitern, dass Sie wertgeschätzt werden und ihr Wohlergehen wichtig ist. Durch Befragungen erfahren Sie, welche Verbesserungsvorschläge Ihre Mitarbeiter haben und können somit gezielte Maßnahmen für eine bessere Arbeitsatmosphäre schaffen.

Grund 3: Sie entwickeln ein Qualitätsbewusstsein

Mit regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen erhalten Sie auch regelmäßiges Feedback zum Qualitätsbewusstseins Ihres Unternehmens. Wie sorgfältig am Arbeitsplatz gearbeitet wird, hängt dabei nicht nur von der Leistungsbereitschaft einzelner Mitarbeiter ab, sondern steht auch im engen Zusammenhang mit dem vorgelebten Qualitätsbewusstseins des gesamten Unternehmens. 

Eine entsprechende Mitarbeiterbefragung untersucht dabei die verschiedenen Aspekte wie Sorgfalt, Qualität und Zuverlässigkeit der Mitarbeitenden sowie der Führungskräfte.

Grund 4: Sie professionalisieren Ihre Führungskompetenzen

Im Allgemeinen gilt: Das Verhalten der Führungskräfte hat großen Einfluss auf die Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden. Studien zufolge lassen sich ein Drittel der gemessenen Mitarbeitermotivationen auf unterschiedliche Führungseigenschaften des Vorgesetzten zurückführen.

Dies bedeutet, dass eine Mitarbeiterbewertung einer Führungskraft unabdingbar ist- nur so können Vorgesetzte ihr Verhalten optimieren und entsprechendes Feedback praxisrelevant umsetzen.

Grund 5: Sie bringen die Innovationskultur Ihres Unternehmens voran

Oft haben Mitarbeitende einen ganz anderen Blick auf eine Arbeitsprozesse als Vorgesetzte dies haben. Dementsprechend kann es lohnenswert sein, Ihre Mitarbeiter nach ihren Ideen zu fragen und somit auch die Innovationsbereitschaft Ihres Teams zu stärken.

Erfahrungsgemäß reagieren Mitarbeitende mit reduziertem Engagement, wenn im Unternehmen eine starre Hierarchie und Meidung von Kritik herrscht.

Mit Mitarbeiterbefragungen haben Sie folglich die Möglichkeit, eine offene Unternehmenskultur zu fördern.

Grund 6: Überprüfung des Change-Management Ihres Unternehmens

Ein Großteil aller Unternehmen befindet sich derzeit im Wandel. Ob Energiekrise, Inflation oder Pandemie- es wird für Betriebe immer relevanter, auf Krisen zu reagieren und sich den Gegebenheiten anzupassen. 

Mit entsprechenden Mitarbeiterbefragungen finden Sie heraus, wie veränderungsbereit Ihr Team ist und wie gut es den einzelnen Führungsebenen gelingt, Veränderungen in den Abteilungen zu initiieren. Werden die Mitarbeiter über die einzelnen Vorgänge transparent aufgeklärt?

 Wie werden die Änderungen von der Führungsebene herangeführt? All diese Informationen und vieles mehr liefern Ihnen Mitarbeiterbefragungen zum Change-Management.

Mitarbeiterbefragung: Beispiel Fragen 

Es gilt: Die Fragebögen der Mitarbeiterbefragungen sollten gut strukturiert und verständlich sein. Vermeiden Sie missverständliche Fragen!

Wir haben für Sie einige Beispielfragen und zu bewertende Statements formuliert, welche als Inspiration für Ihren Fragebogen dienen können:

• Warum ist Ihnen das Unternehmen wichtig?
• Warum haben Sie sich für dieses Unternehmen entschieden?
• Gibt es einzelne Arbeitsprozesse oder Arbeitsschritte, die Sie anders gestalten würden?
• Sie wünschen sich mehr Unterstützung bei…
• Sehen Sie im Umgang mit unseren Kunden noch Verbesserungspotential?

Wie werte ich eine Mitarbeiterbefragung korrekt aus?

Nachdem der Bearbeitungszeitraum abgeschlossen ist, folgt die Auswertung der Fragebögen. Hierbei ist eine exakte und korrekte Auswertung entscheidend, um alle Optimierungspotentiale auch aufdecken zu können.

Im Allgemeinen greifen die Arbeitgeber dabei auf unterschiedliche Befragungsverfahren zurück. Bei Mitarbeiterbefragungen bieten sich oftmals deskriptive als auch multivariate Auswertungsverfahren an.

deskriptives Analyseverfahren

Mit dem Einsatz einer deskriptiven Auswertungsmethode lassen sich lediglich Aussagen über den Datensatz selbst treffen. Hierfür wird beispielsweise mit verschiedenen Parametern ein Mittelwert bestimmt.

multivariates Analyseverfahren

Multivariate Analysemethoden werden überwiegend dafür verwendet, kausale und nicht-kausale Einflussbeziehungen zu bestimmen. Ein kleines Beispiel: Durch gewisse Korrelationskoeffizienten lässt sich mitunter ein Zusammenhang zwischen dem Gehalt und der Leistungsbereitschaft einzelner Mitarbeiter bestimmen.

Die Vorteile von Online-Befragungen

Um sich ein Feedback von seinen Mitarbeitenden zu holen, gibt es grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten. Neben Einzelgesprächen, Abstimmungen auf Versammlungen oder Papierfragebögen setzen sich in den letzten Jahren verstärkt Online-Befragungen als Methodik durch.

Es gibt viele Gründe, die für eine Online-Mitarbeiterbefragung sprechen. Hierzu zählen mitunter:

Schnellere und unkomplizierte Auswertung der Ergebnisse

Bei einer Befragung ohne Online-Tool müssen die Ergebnisse der Mitarbeiter zur Auswertung in der Regel händisch in eine Excel-Tabelle oder ein anderes Personalmanagement-System eingetragen werden. Die meisten Online-Umfragetools nehmen Ihnen diesen Schritt ab und ersparen Ihnen somit viel Arbeit!

Reduzierung der Fehlerquellen

Erfahrungsgemäß reduzieren Online-Tools mögliche Fehlerquellen um ein Vielfaches, was sich wiederum positiv auf die Datenqualität der Umfrageergebnisse auswirkt.

Einfache Umsetzung für Ihre Mitarbeitenden

Durch moderne Tools ist es heutzutage möglich, dass sich Fragebögen individuell an die Zielgruppe anpassen. Ob Häkchen setzen oder Freifelder ausfüllen- online ist beides mit Hilfe eines Mausklicks machbar!

Anonymisierung wird gewährleistet

Durch verschiedene Mechanismen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiterbefragungen komplett anonym durchführbar sind.

Die perfekte Mitarbeiterbefragung 

Machen Sie die Stärken Ihrer Arbeitgeber-Marke sichtbar!

Wenn ihre Arbeitgeber-Marke attraktiver werden soll, gilt es, den Fokus auf vorhandene Potenziale und Ressourcen ihres Unternehmens zu lenken. Der Arbeitgeber-Stärkenkompass ist ein Werkzeug dafür. Das Tool ermöglicht einen umfassenden und glaubwürdigen Blick auf vorhandene Stärken und Potenziale, die für Mitarbeiterbindung und Rekrutierung entscheidend sind.

Eine Mitarbeiterbefragung wird somit zur Chance nicht nur zu messen, sondern gleichzeitig glaubwürdig bewusst zu machen, warum es sich lohnt, im Unternehmen zu bleiben oder an Bord zu kommen.

Fakt: Worauf wir unsere Aufmerksamkeit lenken, davon bekommen wir mehr.

Der Arbeitgeber-Stärkenkompass wurde von führenden Experten für Employer Branding entwickelt und zeigt intuitiv und verständlich auf, was ihr Unternehmen einzigartig macht und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Während klassische Mitarbeiterbefragungen Passivität und Teilung fördern, verbindet der Stärkenkompass die Organisation und unterstützt die Eigenverantwortung der Mitarbeiter für Veränderung.

Einsatzbereiche des Arbeitgeber-Stärkenkompass:

1. Mitarbeiter binden
2. Bewerber aufmerksam machen und anziehen
3. Bewerber im Gespräch überzeugen und gewinnen
4. Strategische Führung der Arbeitgeber-Marke (EVP)

Die Methodik basiert auf Erkenntnissen der positiven Psychologie und kommt zum Einsatz im Rahmen von Change-Projekten und Employer Branding. 

Große Konzerne, wie Henkel, verschiedenen Bundesministerien, aber vor allem mittelständische Unternehmen nutzen und schätzen den Arbeitgeber-Stärkenkompass, weil er schnell umzusetzen ist, genaue Ergebnisse liefert und keine unerwünschten Nebenwirkungen fördert.